Fellowship Aydınlatma Metni
Değerli Katılımcımız,
Öncelikle etkinliklerimize gösterdiğiniz ilgi için çok teşekkür ederiz.
Türkiye Basım Yayın Meslek Birliği (“TBYM”) olarak kişisel verilerinizin gizliliğine ve güvenliğine önem veriyoruz. Mevzuattan kaynaklanan yükümlülüklere uygun şekilde hareket etmek de birincil önceliklerimizdendir. Bu kapsamda, veri sorumlusu olarak, etkinlik ile ilgili işlenen kişisel verilerinize ilişkin 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“Kanun”) ve Genel Veri Koruma Tüzüğü (GDPR) kapsamında sizi bilgilendirmek isteriz.
Ne Tür Kişisel Verilerinizi İşliyoruz ve Bu Verilerinizi Nasıl Topluyoruz?
TBYM tarafından, Istanbul Publishing Fellowship etkinliği sırasında;
- katılım amacıyla doldurduğunuz başvuru formu vasıtasıyla bizimle paylaşabileceğiniz kimlik bilgileriniz (adınız, soyadınız, doğum tarihiniz), iletişim bilgileriniz (telefon numaranız, e-posta adresiniz, işyeri adresiniz, işyeri telefonunuz, bulunduğunuz ülke bilgisi), özlük bilgileriniz (iş deneyimleriniz, pozisyonunuz, fotoğrafınız),
- çerezler vasıtasıyla otomatik yollarla toplanan işlem güvenliği bilgileriniz (IP adresiniz)
- katılımcı işlem bilgileriniz (etkinlik kapsamında iletebileceğiniz soru ve talepleriniz, etkinliklerimize ilişkin geri bildirimleriniz) ve görüşmeler esnasında paylaşabileceğiniz diğer kişisel verileriniz işlenmektedir.
Bildiğiniz üzere etkinliklerimiz hem online olarak hem de yüz yüze platformlarda gerçekleşmektedir. Kayıt aşamasında online veya yüz yüze platform seçiminizi bize bildirebilirsiniz.
TBYM, halihazırda video konferanslar için B2match GmbH. (“
B2match”) şirketinden hizmet almaktadır. Yüz yüze etkinlikler ise bu yıl Grand Cevahir Hotel ve Kongre Merkezi’nde İstanbul’da gerçekleşmektedir.
Etkinliklerimize yüzyüze görüşmek üzere kayıt yaptırmanız halinde ise, katılmanız için kişisel verileriniz TBYM tarafından işlenecektir.
Tercihinize bağlı olarak B2match ürünlerine (online toplantı / video konferans platformu ya da uygulamalarına) kaydolmanız ve ilgili ürünlere ilişkin hesap oluşturmanız durumunda, B2match, sizden ek kişisel veri talep edebilir. Ancak bu gibi ek kişisel veriler, TBYM’nin veri işleme amaçları kapsamında toplanmamaktadır. B2match tarafından istenebilecek bu kişisel veriler de bizlerle paylaşılmayacaktır. Bu nedenle, etkinliklerimize B2match aracılığıyla katılmanız haline, B2match’in
Gizlilik Politikasını da incelemenizi öneririz.
Ayrıca, etkinlik bağlantı linkine tıklamanız halinde, B2match, tarafından Gizlilik Politikası çerçevesinde çerezler de kullanılacaktır. B2match’in çerezleri üzerinde de kontrol yetkiniz bulunmaktadır. Çerez kullanımına ilişkin tercihlerinizi belirleyebilirsiniz.
Kişisel Verilerinizi Hangi Amaçlarla ve Hukuki Sebeplerle İşliyoruz?
Bildiğiniz üzere bu etkinlikler hiçbir kar amacı güdülmeden, yayıncılık sektörünün bir araya gelmesine ve farklı kültürlerin etkileşime girerek günümüz edebiyatının gelişmesine katkı sağlamak amacıyla gerçekleştirilmektedir. Bu amaçlar doğrultusunda, kişisel verileriniz, yalnızca gerekli olduğu ölçüde, KVKK m. 5/2 (f) ve GDPR 6/1(f) düzenlemesi uyarınca, temel hak özgürlüklerinize zarar vermeyecek ve aleyhinize hiçbir sonuç doğurmayacak şekilde, etkinliklerimizin sizler ve diğer katılımcılarımız için yararlı olabilmesi adına “meşru menfaatimiz” kapsamında
- etkinliğe katılım başvurunuzun değerlendirilmesi,
- etkinlik kapsamında bizlere sorabileceğiniz sorulara cevap verilebilmesi ve katılımcılarınızın etkinliklerimizdan beklediği faydaların gerçekleşmesi,
- platformu etkin biçimde kullanmanızın ve diğer katılımcılar ile irtibat kurmanızın sağlanabilmesi,
- Geri bildirimlerinizin ve katılım istatistiklerinin analiz edilmesi, bu analizler sonucunda elde edilen anonim verilerin siz katılımcılarımıza yönelik organize edilebileceğimiz sonraki etkinlikler için değerlendirilmesi,
- etkinliklerimizın kalitesi, yetkinliği, güvenilirliği, hukuka ve Türkiye Basım Yayın Meslek Birliğipolitikalarına uygun gerçekleştirilebilmesini temin etmek için hukuki ya da idari denetim çalışmalarının yapılması ve etkinliklerimiz için gerekli görevlendirmelerin yapılabilmesi
amaçlarıyla işlenebilecektir.
Kişisel Verilerinin Hangi Amaçlar ve Hukuki Sebeplerle Kimlere Aktarılabilir?
Yukarıda belirttiğimiz üzere, etkinliklerimizi B2match üzerinden takip etmeniz durumunda, B2match kendi amaçları için kişisel verilerinizi işleyebilir, kendi politikaları kapsamında verilerinizi üçüncü kişilere aktarabilir ve kişisel verilerin aktarılabileceği kişiler Türkiye sınırları veya Avrupa Birliği sınırları dışında olabilir. Halihazırda bu platformların tamamının sunucuları ve veri tabanları Avusturya’da bulunmaktadır. Bu platformlarla paylaşacağınız tüm veriler,
doğrudan sizin tarafınızdan Türkiye dışına aktarılmış olacaktır. İlgili platformun veri işleme amaçları üzerinde bir kontrolümüz bulunmamaktadır ve bu amaçlar bakımından TBYM’’nin veri sorumluluğu bulunmamaktadır.
Eğer verilerinizin bu platformların kullanımı sebebiyle yurt dışına aktarılmasını istemiyorsanız, Grand Cevahir Hotel ve Kongre Merkezi’nde gerçekleşecek yüzyüze görüşmelere kayıt yaptırabilirsiniz.
Öte yandan, uygulamanın imkan verdiği ölçüde bizim dışımızdaki katılımcıların toplantıyı kaydetmelerini engelliyoruz.
Katılımcılar, bizden ayrı olarak toplantıyı kaydetmek istiyorlarsa bununla ilgili diğer katılımcıların ve bizim iznimizi ve açık rızamızı almak zorundadır. Toplantıya katılan diğer tarafların bilgi vererek veya bilgilendirmeden katılımcıların izniyle veya izinsiz olarak yürütebilecekleri veri işleme faaliyetleri, söz konusu kişi/kişilerin sorumluluğundadır.
Verilerinizin Güvenliği için Aldığımız Önlemler Nelerdir?
TBYM olarak hem fiziki hem de dijital ortamlarda gerekli güvenlik önlemlerini almak için yüksek bir çaba gösteriyoruz. Erişim, bilgi güvenliği, kullanım, saklama ve imha konularında kurumsal politikalarımız kapsamında; çalışanlarımızı bu konularda bilinçlendirmek için eğitimler düzenliyor, çalışanlara yönelik veri güvenliği hükümleri içeren disiplin düzenlemelerini uyguluyor, erişim yetkilerini belirlemek için yetki matrisleri oluşturuyor, görev değişikliği olan ya da işten ayrılan çalışanların bu alandaki yetkilerini kaldırıyoruz.
Digital ortamlarımızda güncel yazılımlar, anti-virüs sistemleri ve ve yüksek nitelikte güvenlik duvarları kullanıyor, aldığımız siber güvenlik önlemleri sayesinde yetkisiz kişilerin erişimini engelliyoruz. Kağıt yoluyla aktarılan kişisel veriler için ise ekstra güvenlik tedbirleri alıyor ve ilgili evrakları gizlilik dereceli belge formatında saklıyoruz.
Tüm bunlara ek olarak eğer, kişisel veri güvenliği ile ilgili bir sorun ortaya çıkarsa bunları hızlı bir şekilde raporluyor ve gerekli aksiyonları alıyoruz.
Verilerinizi Ne Kadar Süre Saklıyoruz?
Başvurunuzun kabul edilmesinin ardından, etkinlik için sistemlerimize sizin adınıza bir kayıt oluşturuyoruz. Dilerseniz etkinlik sonrasında sistemlerimizde adınıza oluşturulmuş kaydı silebilirsiniz. Tarafınızca silinmediği sürece, bir sonraki etkinliklerde kullanılmak üzere, sistemlerimizde kayıtlı bilgileriniz saklanacaktır. Ancak, 3 yıl boyunca üst üste etkinliklerimize katılım göstermediğiniz takdirde, sistemlerimizde kayıtlı bilgileriniz otomatik olarak silinecektir.
Kişisel Verilerinize İlişkin Haklarınız Nelerdir?
Kanunlar uyarınca aşağıda belirtilen haklarınız da bulunmaktadır:
- Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme, işlendiğine ilişkin bilgi talep etme,
- İşlenen kişisel verilerinizin bir kopyasını isteme,
- Kişisel verilerinizin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
- Kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
- Kişisel verilerinizin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini talep etme, bu hakkınızı kullanmanız halinde bu durumun kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere de bildirilmesini isteme,
- Kişisel verilerinizin işlenme nedenlerinin ortadan kalkması halinde kişisel verilerinizin silinmesini veya yok edilmesini isteme, bu hakkınızı kullanmanız halinde bu durumun kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere de bildirilmesini isteme,
- Elde ettiğimiz bilgilerin otomatik sistemler ile analizi yoluyla hakkınızda ortaya çıkan sonuca itiraz etme ve zarara uğramanız halinde tazminat talep etme
Türkiye Basım Yayın Meslek Birliği olarak, yürürlükteki mevzuattan kaynaklanan haklarımız ve yükümlülüklerimiz saklı kalmak kaydıyla, sahip olduğunuz bu hakları istediğiniz her zaman ve en uygun şekilde kullanabileceğinizi taahhüt ederiz.
Kişisel verilerinize ilişkin tüm sorularınız ve tüm talepleriniz için bizimle aşağıda bulunan bilgiler aracılığıyla iletişime geçebilirsiniz:
Türkiye Basım Yayın Meslek Birliği
Küçük Çamlıca Mah, Şekerkaya Sokak, No: 9/A Üsküdar/İstanbul
Tel: +90 216 327 0773
e-mail: bilgi@tbym.org
Kep adres: tbym@hs01.kep.tr